Fahrtenbuch oder 1 Prozent Regelung? Welche Dienstwagenregelung macht wann für Sie Sinn?

Wird kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt, welches private und betriebliche Nutzung klar trennbar dokumentiert, setzt das Finanzamt die private Nutzung für jeden Kalendermonat mit einem Prozent des inländischen Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung an: Die sogenannte “1 Prozent Regelung”. Für die Fahrten zwischen der Wohnung und dem Arbeitsplatz sowie für Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung gibt es ebenfalls pauschale Sätze.

Die Höhe der Privatnutzung: Wann lohnt sich ein Fahrtenbuch?

In diesem Beitrag wollen wir Ihnen aufzeigen, was Sie bei der Privatnutzung des Firmenwagens berücksichtigen sollten und wann ein Fahrtenbuch für Sie mehr Sinn machen kann als ein pauschal angesetzter geldwerter Vorteil..

Ein Fahrtenbuch lohnt sich meist bei einer geringen Privatnutzung, bei geringen Kosten (zum Beispiel wegen geringer Gesamtfahrleistung oder einem bereits abgeschriebenen Dienstwagen) sowie bei einem hohen Listenpreis (insbesondere bei gebraucht angeschafften PKWs). Die pauschale “1 Prozent Regelung” ist dagegen vor allem bei einer hohen Privatnutzung vorteilhafter als ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.

Tipp: Hat der Arbeitgeber im Lohnsteuerabzugsverfahren zur Vereinfachung die “1 Prozent Regelung” angewendet, kann der Arbeitnehmer bei seiner Einkommensteuerveranlagung dennoch die Fahrtenbuchmethode anwenden. Um den geldwerten Vorteil individuell berechnen zu können, muss er hierfür allerdings die tatsächlichen KFZ Kosten kennen. Arbeitgeber sind daher verpflichtet, diese auf Anforderung mitzuteilen.

Dienstwagenregelung und Anscheinsbeweis: Wann den Firmenwagen als geldwerten Vorteil versteuern?

Ein geldwerter Vorteil ist nur dann zu versteuern, wenn ein Arbeitnehmer einen Dienstwagen auch tatsächlich privat nutzt. Nach Auffassung der Finanzverwaltung gilt allerdings ein sogenannter Anscheinsbeweis dafür, dass ein vom Arbeitgeber überlassenes Fahrzeug auch privat genutzt wird. Dieser Anscheinsbeweis ist nur dann widerlegt, wenn die ausschließlich berufliche Nutzung durch ein Fahrtenbuch nachgewiesen oder die private Nutzung durch sonstige Umstände ausgeschlossen ist. Entsprechendes gilt für die Fahrten zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer können zwar vereinbaren, dass die Privatnutzung untersagt ist. Nach Meinung der Finanzverwaltung soll ein solches vom Arbeitgeber ausgesprochenes Verbot allerdings allein nicht ausreichen, um den Anscheinsbeweis zu widerlegen. Vom Arbeitgeber wird gefordert, dass er durch organisatorische Maßnahmen und effektive Kontrollen sicherstellt, dass das Fahrzeug nicht für private Fahrten genutzt wird. So kann vereinbart werden, dass der Dienstwagen nach Feierabend auf dem Firmengelände abgestellt und der Schlüssel beim Pförtner abgegeben werden muss. Der Arbeitnehmer sollte zudem verpflichtet werden, ein Fahrtenbuch zu führen, das der Arbeitgeber regelmäßig kontrolliert.

Pauschale Veranlagung durch “1 Prozent Regelung”

Der geldwerte Vorteil ist für jeden Kalendermonat mit einem Prozent des inländischen Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattungen anzusetzen. 

Fahrten zur Arbeit

Für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte werden zusätzlich je Monat und Entfernungskilometer 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises angesetzt. Im Gegenzug kann der Arbeitnehmer in Höhe der Pendlerpauschale von 30 Cent je Entfernungskilometer Werbungskosten geltend machen.

Fahrten wegen doppelter Haushaltsführung

Wird ein Dienstwagen im Rahmen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung zu wöchentlichen Familienheimfahrten genutzt, müssen Arbeitnehmer keinen Nutzungswert erfassen, solange die Fahrten steuerlich abzugsfähig wären. Ein Werbungskostenabzug ist dann allerdings nicht möglich. Sind die Familienheimfahrten nicht anzuerkennen (zum Beispiel bei zusätzlichen Fahrten), so sind für jeden Entfernungskilometer 0,002 Prozent des inländischen Listenpreises anzusetzen.

Genaue Berechnung durch die Fahrtenbuchmethode

Alternativ zur “1 Prozent Regelung! kann der auf die private Nutzung entfallende Teil der gesamten Kfz-Kosten angesetzt werden, wenn die durch den Dienstwagen insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der privaten Fahrten sowie der Fahrten zwischen der Wohnung und der Tätigkeitsstätte zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden. Zu versteuern ist dann der Anteil an den Gesamtkosten des Fahrzeugs, der dem Verhältnis der Privatfahrten zur gesamten Fahrstrecke entspricht.

Fahrtenbuch richtig führen für Steuererklärung und Finanzamts 

Gesetzlich ist nicht geregelt, welche Anforderungen ein Fahrtenbuch erfüllen muss, damit es als ordnungsgemäß anzusehen ist. Mittlerweile sind allerdings die wichtigsten Zweifelsfragen durch die Rechtsprechung geklärt. 

Tipp: Bei der Überprüfung eines Fahrtenbuchs kennen Finanzbeamte häufig keine Gnade. Schon bei wenigen fehlerhaften Eintragungen müssen Steuerzahler damit rechnen, dass die Ordnungsmäßigkeit für das gesamte Jahr aberkannt und der Privatanteil nach der Ein-Prozent-Methode berechnet wird. Der Bundesfinanzhof hat allerdings entschieden, dass kleinere Mängel nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs führen, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind.

Anforderungen an das Fahrtenbuch

• Amtliches Kennzeichen des Fahrzeugs
• Datum beim Beginn und Ende jeder einzelnen beruflichen Fahrt
• Gesamtkilometerstand beim Beginn und Ende jeder einzelnen beruflichen Fahrt
• Startpunkt und Reiseziel sowie bei Umwegen auch die Reiseroute
• Aufgesuchte Kunden oder Geschäftspartner mit genauer Adresse (in zeitlicher Reihenfolge)
• Detaillierte Angaben zum Reisezweck 

Bei Privatfahrten reicht ein Vermerk (zum Beispiel ‘Privat‘) und die Angabe der zurückgelegten Kilometer. Mehrere aufeinanderfolgende Privatfahrten können zusammengefasst werden. Die Angabe des Datums ist bei Privatfahrten — im Gegensatz zu beruflichen Fahrten — nicht erforderlich.

Tipp: Die Finanzämter vergleichen bei einer Überprüfung Tankquittungen und Werkstattrechnungen mit den Angaben des Fahrtenbuchs. Die Kilometer- und die Ortsangaben sollten daher übereinstimmen.

Elektronisches Fahrtenbuch - vom Finanzamt anerkannt

Elektronische Fahrtenbücher werden von der Finanzverwaltung anerkannt, wenn sich dieselben Erkenntnisse wie aus einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Dies ist bei den am Markt angebotenen Lösungen der Fall. 

Die Ermittlung der Fahrtstrecken durch das Navigationssatellitensystem GPS ist grundsätzlich unbedenklich. Eine eventuelle Abweichung vom tatsächlichen Tachostand des Fahrzeugs wird hingenommen. Allerdings sollte der tatsächliche Kilometerstand alle sechs Monate dokumentiert werden.

Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden.

Tipp: Die GPS-Daten ermöglichen dem Finanzamt eine detaillierte Überprüfung jeder Bewegung des Dienstwagens einschließlich der Zwischenstopps an Supermärkten, Schulen oder beim Sportverein. Sind diese Unterbrechungen nicht als privat erfasst worden, droht Ärger mit dem Finanzamt.

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch: Genau und zeitnah geführt!

Ein Fahrtenbuch ist nur dann ordnungsgemäß, wenn es zeitnah im Anschluss an die Fahrten geführt wird. Klare Aussagen, was genau unter ‘zeitnah‘ zu verstehen ist, finden sich allerdings nicht in der Rechtsprechung. Auch die Verwaltung hat sich dazu nicht geäußert. Am besten ist es, die Fahrten unmittelbar nach ihrer Beendigung sofort im Wagen aufzuzeichnen. Nicht ausreichend ist es jedenfalls, zunächst Belege zu sammeln und dann am Ende des Monats, des Quartals oder des Jahres das Fahrtenbuch nachträglich zu erstellen.

Bei elektronischen Fahrtenbüchern reicht es, wenn der Fahrtzweck nachträglich innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal eingegeben wird. Werden der Anlass der Fahrten und die jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner erst erheblich später eingetragen, ist das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß.

Vergünstigungen für Elektrofahrzeuge

Für Elektro- und extern aufladbare Hybridfahrzeuge, die erstmals ab 2019 auch privat genutzt werden, sind bei der Anwendung der pauschalen Versteuerung monatlich nur 0,5 Prozent des Listenpreises zu versteuern. Sind für die Wege zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte geldwerte Vorteile pauschal zu erfassen, halbiert sich ebenfalls der monatliche Vorteil auf 0,015 Prozent. Bei der Fahrtenbuchmethode ist nur die Hälfte der Anschaffungskosten anzusetzen. Nutzt der Steuerpflichtige einen geleasten oder gemieteten Dienstwagen, sind die Leasing- oder Mietkosten entsprechend zu kürzen. Das gilt auch bei der Anschaffung von gebrauchten E-Autos. Auf das Datum der Erstzulassung kommt es nicht an.